MANAGEMENT
PROYEK UNTUK PERANGKAT LUNAK
ANALISIS
PERANGKAT LUNAK
4TI-P1
Nama
Kelompok :
Yosi ardianto
15010006
Aditya
Pangestu Cahya
15010005
PERGURUAN
TINGGI DHARMA WACANA METRO
STIMIK DHARMA WACANA METRO
2016/2017
BAB I
PENDAHULUAN
Manajemen proyek itu suatu disiplin ilmu pada era tahun 1950-an,
Amerika bangsa yang pertama kali menggunakan ilmu manajemen proyek. Henry Gantt
dapat dikatakan bapak dari ilmu manajemen proyek, dan namanya pun menjadi
metode yang digunakan, bernama “Gantt Chart”. Perlu diingat bahwa mempelajari
Manajemen Proyek itu tidak terlalu sulit, karena didalamnya terdapat hal-hal
yang terbiasa dilakukan oleh manusia, hanya ditambahkan sedikit logika dan
aturan yang khusus. Sedangkan Proyek itu usaha yang harus dilakukan dari awal
hingga akhir pada suatu kejadian, yang mempunyai batasan waktu – anggaran –
sumber daya yang dibutuhi oleh pelanggan.
Meski pada akhir tujuan dari adanya proyek adalah untuk memuaskan
pelanggan.“Maksudnya begini ketika ada suatu perusahaan besar maupun kecil me
manajemen proyek, yang terpenting adalah waktu yang tepat dalam membuat dan
memustuskan prediksi, serta penggunaan sumber daya dan laporan dalam
penyampaian produk atas hasil dari proyek yang dijalankan.”
Lalu bagaimana kita mengetahui bahwa itu adalah “proyek”?
Diperlukan beberapa ciri-ciri/karakteristik dari proyek, yaitu : ada
sasaran/tujuan, memiliki rentang waktu/deadline, waktu biaya dan syarat kerja
yang lengkap, berurutan dari a hingga z, terkadang merupakan sesuatu event/kejadian
yang sebelumnya belum pernah dilakukan.
Latar Belakang
Sebagai mahasiswa sistem informasi kita dituntut untuk memahami
bagaimana manajemen proyek sistem informasi itu agar ilmu ini bisa di
implementasikan dalam kehidupan nyata.
Untuk mengetahui secara lebih jelas tentang manajemen proyek
sistem informasi maka selanjutnya akan dibahas lebih mendetail mulai dari
pengertian hingga metodologi umum pelaksanaan proyek sistem informasi.
B. Rumusan Masalah
Pengertian manajemen, proyek dan manajemen proyek
Kebijakan dan Perencanaan Proyek Sistem Informasi
tahap implementasi
C. Tujuan dan Manfaat
Untuk mengetahui dan memahami pengertian- pengertian manajemen,
proyek dan manajemen proyek
Mengetahui kebijakan dan perencanaan proyek sistem informasi
Mengetahui Metodologi Umum Pelaksanaan Proyek Sistem
Informasi ( Metode Generik)
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Manajemen, Proyek dan Manajemen
Proyek.
Pengertian manajemen
Manajemen merupakan sebuah proses terpadu dimana individu-individu
sebagai bagian dari organisasi yang dilibatkan untuk merencanakan,
mengorganisasikan, menjalankan dan mengendalikan aktifitas-aktifitas, yang
kesemuanya diarahkan pada sasaran yang telah ditetapkan dan berlangsung terus
menerus seiring dengan berjalannya waktu. Agar proses manajemen berjalan lancar, diperlukan sistem serta
struktur organisasi yang solid. Pada organisasi tersebut, seluruh aktifitasnya
haruslah berorientasi pada pencapaian sasaran. Organisasi tersebut berfungsi
sebagai wadah untuk menuangkan konsep, ide-ide manajemen. Jadi dapat dikatakan
bahwa manajemen merupakan suatu rangkaian tanggung jawab yang berhubungan erat
satu sama lainnya.
Skill apa sih yang harus di butuhkan bagi seorang Proyek Manager?
Skill yang dibutuhkan ada 4 titik, yaitu kepada Owner, User,
Lingkungan, dan Team. Maksudnya, Ketika seorang proyek manager berurusan dengan
owner (komisaris perusahaan) dapat memberikan informasi berupa biaya/budget
dari segi finansial, seta resiko kedepan yang akan dihadapi. Ketika berbicara
dengan user, dapat mengajak untuk menggunakan hasil dari proyek, baik meloby
dan bujuk rayu. Lalu ketika berbicara dengan team tentunya harus memiliki
keahlian tehnik, dapat mengarahkan, dan tentunya manajerial skill harus
dimiliki. Terakhir ketika berbicara dengan lingkungan dalam hal ini pemerintah
/ lingkungan, dapat meminta persetujuan/ izin akan adanya pengadaan proyek
tersebut.
Manajer proyek adalah seseorang yang memiliki tanggung jawab
terbesar atas pelaksanaan proyek. Pekerjaan utama dari manajer proyek adalah
mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan proyek dari awal sampai selesai.
Hal-hal yang perlu dilakukan seorang manajer proyek adalah :
Manajer proyek harus mendefinisikan proyek, membreakdown proyek
menjadi serangkaian tugas(tasks) yang mudah dikelola, memperoleh sumberdaya
yang dibutuhkan, dan membentuk tim kerja untuk melaksanakan tugas-tugas
tersebut.
Manajer proyek harus menetapkan tujuan akhir dari proyek dan
memitivasi anggota tim kerja untuk menyelesaikan proyek tepat waktu
Manajer proyek harus menginformasikan kepada stakeholder tentang
perkembangan pelaksanaan proyek secara periodik.
Manajer proyek harus mengenali resiko yang mungkin terjadi dan
meminimalkan dampak terhadap penyelesaian proyek.
Manajer proyek harus beradaptasi terhadap perubahan-perubahan,
karena tidak ada proyek yang 100% berjalan sesuai dengan yang direncanakan.
Berkaitan dengan tugas-tugas seorang manajer, maka area kemampuan yang perlu
dimiliki oleh seorang manajer adalah: kepemimpinan, manajemen orang (konsumen,
suplier, manajer dan kolega), komunikasi , negosiasi, perencanaan, manajemen
kontrak, pemecahan masalah dan berpikir kreatif). Banyak kesalahan terjadi
dalam mengelola sebuah proyek yang menyebabkan sering menjadi hambatan.
Hambatan-hambatan yang mungkin terjadi adalah:
komunikasi yang tidak baik (Poor communication)
persetujuan yang tidak jelas (Disagreement)
kesalahpahaman (Misunderstandings).
suasana yang tidak mendukung (Bad weather)
pemogokan kerja (Union strikes)
konflik pribadi (Personality conflicts)
7. manajemen yang tidak baik (Poor
management)
8. definisi sasaran dan tujuan tidak
jelas (Poorly defined goals and objectives)
Manajer proyek yang baik tidak menghindari semua resiko, tetapi
menyiapkan proses dan prosedur standart untuk berusaha mencegah resiko yang
mungkin terjadi seperti:
a. Keterlambatan penyelesaian
proyek, pembekakkan anggaran atau keingingan konsumen tidak terpenuhi.
b. Tidak konsisten antara proses dan
prosedur yang digunakan manajer proyek
c. Proyek tidak bermanfaat dan
membuang-buang waktu dan biaya
d. Tidak sinerginya faktor
internal dan eksternal yang mempengaruhi proyek.
b) Pengertian Proyek
Proyek merupakan suatu tugas yang perlu dirumuskan untuk mencapai
sasaran yang dinyatakan secara kongkrit serta harus diselesaikan dalam suatu
periode tertentu dengan menggunakan tenaga manusia dan alat-alat yang terbatas
dan begitu kompleks sehingga dibutuhkan pengelolaan dan kerjasama yang berbeda
dari yang biasanya digunakan.
Menurut DI Cleland dan Wr. King (1987), proyek merupakan gabungan dari
berbagai sumber daya yang dihimpun dalam organisasi sementara untuk mencapai
suatu tujuan tertentu.
Selain itu proyek juga:
Bertujuan menghasilkan produk atau kerja akhir tertentu. Dalam
proses mewujudkan produk tsb di atas, ditentukan jumlah biaya, jadwal, serta
kriteria mutu. Bersifat sementara, dalam arti umurnya dibatasi oleh selesainya
tugas. Titik awal dan titik akhir ditentukan dengan jelas. Nonrutin, tidak
berulang-ulang. Macam dan intensitas kegiatan berubah sepanjang berlangsungnya
proyek.
Timbulnya suatu proyek antara lain dilatar belakangi oleh:
a) Rencana pemerintah. misalnya
proyek pembangunan jalan
b) Permintaan pasar. misalnya
terjadi kenaikan permintaan suatu produk dalam jumlah besar, maka perlu
dibangun sarana produksi baru.
c) Dari dalam perusahaan yang
bersangkutan. misalnya suatu perusahaan akan memperbarui (modernisasi)
perangkat, sistem kerja, atau sistem informasi yang lama agar lebih mampu
bersaing.
d) Dari kegiatan penelitian dan
pengembangan. dari kegiatan penelitian dan pengembangan diperkirakan dapat
dihasilkan produk baru yang banyak manfaat dan peminatnya, sehingga dibangun
fasilitas produksinya.
Macam-Macam Proyek :
Menurut R.D Achibalt (1976), macam-macam proyek adalah sebagai
berikut :
a. Proyek Kapital (Modal).
Meliputi : pembebasan tanah, pembelian material dan peralatan, desain mesin,
dan kostruksi guna pembangunan instalasi pabrik baru.
b. Proyek pengembangan produk baru
adalah kegiatan untuk menciptakan produk baru yang biasanya merupakan gabungan
antara proyek kapital dan proyek riset dan pengembangan. Contoh : penemuan alat
elektronik karaoke.
c. Proyek penelitian dan
pengembangan berupa kegiatan untuk melakukan penelitian dengan sasaran yang
ditentukan.
d. Proyek sistem informasi adalah
kegiatan yang sifatnya spesifik dengan mempergunakan alat-alat pemrosesan data
(data processing personal dan alat-alat lainnya).
e. Proyek yang berkaitan
dengan manajemen : perusahaan merancang reorganisasi, perusahaan merancang
program efisiensi, dan penghematan merancang diversifikasi.
c) Manajemen Proyek
Manajemen proyek merupakan suatu usaha merencanakan, mengorganisasi,
mengarahkan, mengkoordinasi, dan mengawasi kegiatan dalam proyek sedemikian
rupa sehingga sesuai dengan jadwal waktu dan anggaran yang telah ditetapkan. Suatu pekerjaan rutin biasanya
berlangsung secara kontinu, berulang-ulang dan berorientasi ke proses. Sebagai
suatu proses yang terus menerus, pekerjaan yang rutin tidak dianggap suatu
proyek.
Atau
manajemen proyek adalah suatu cara mengelola, mengarahkan, dan
mengkoordinasikan sumber daya (manusia/material)disaat mulainya sebuah proyek
hingga akhir untuk mencapai suatu tujuan, yang dibatasi oleh biaya, waktu, dan
kualitas untuk mencapai kepuasan.
Pengelola dalam sebuah proyek disebut sebagai Proyek Manager (PM),
Proyek Manager bertanggung jawab untuk mengatur dan mengawasi semua kegiatan
pelaksanaan proyek, agar sesuai dengan standart kualitas, biaya dan waktu. Dan
tentunya selalu bertanggung jawab untuk selalu berkomunikasi dengan tim, atasan
(owner), dan pelanggan (user). Maksudnya manajer harus mampu memberikan contoh
tehnik, mampu mengambil keputusan yang tepat, dan pemimpin yang dapat
memberikan informasi berupa laporan kepada atasan.
Manfaat manajemen proyek:
a) Mengidentifikasi fungsi tanggung
jawab
b) Meminimalkan tuntutan pelaporan
rutin
c) Mengidentifikasi batas waktu untuk
penjadwalan
d) Mengidentifikasi metode analisa
peramalan
e) Mengukur prestasi terhadap
rencana
f) Mengidentifikasi masalah
dini & tindakan perbaikan
g) Meningkatkan kemampuan estimasi
untuk rencana
h) Mengetahui jika sasaran tidak
dapat dicapai/terlampaui
Contoh manajemen proyek diantaranya adalah : membangun sebuah
stadion sepak bola, megelola penelitian berskala besar, melaksanakan pembedahan
transplantasi organ tubuh, memasang lintas produksi, atau berjuang mendapatkan ijazah
strata satu di suatu perguruan tinggi.
Konsep Manajemen Proyek :
Manajemen proyek sistem informasi ditekankan pada tiga faktor,
yaitu : manusia, masalah dan proses. Dalam pekerjaan sistem informasi faktor
manusia sangat berperan penting dalam suksesnya manajemen proyek. Pentingnya
faktor manusia dinyatakan dalam model kematangan kemampuan manajement manusia
(a people management capability maturity model/ PM-CMM) yang berfungsi untuk
meningkatkan kesiapan organisasi perangkat lunak (sistem informasi) dalam
menyelesaikan masalah dengan melakukan kegiatan menerima, memilih, kinerja
manajemen, pelatihan, kompensasi, pengembangan karier, organisasi dan rancangan
kerja serta pengembangan tim.
Dasar-Dasar Organisasional :
Organisasi adalah sistem yang saling mempengaruhi dan saling
bekerja sama antara orang yang satu dengan orang yang lain dalam suatu kelompok
untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Organisasi
merupakan sistem maka terdiri dari beberapa elemen yaitu :
a) orang, dalam organisasi harus ada
sekelompok orang yang bekerja dan salah satunya ada yang memimpin organisasi
tersebut.
b) tujuan, dalam organisasi harus
ada tujuan yang harus dicapai, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang.
c) posisi, setiap orang yang ada
dalam suatu organisasi akan menempati posisi atau kedudukannya masing-masing.
d) pekerjaan, setiap orang yang ada dalam
organisasi tersebut mempunyai pekerjaan (job) masing-masing sesuai dengan
posisinya.
e) teknologi, untuk mencapai tujuan
organisasi membutuhkan teknologi untuk membantu dalam pengolahan data menjadi
suatu informasi.
f) struktur, struktur
organisasi merupakan pola yang mengatur pelaksanaan pekerjaan dan hubungan
kerja sama antar setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut.
g) lingkungan luar, merupakan elemen
yang sangat penting dan akan mempengaruhi keberhasilan suatu organisasi,
misalnya adanya kebijakan pemerintah tentang organisasi.
Prinsip-prinsip organisasi adalah nilai-nilai yang digunakan
sebagai landasan kerja bagi setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut
untuk mencapai keberhasilan tujuan yang telah disepakati. Prinsip-prinsip yang
ada dalam organisasi meliputi :
a) Tujuan organisasi yang jelas
b) Tugas yang dilakukan harus jelas
c) Pembagian tugas yang adil
d) Penempatan posisi yang tepat
e) Adanya koordinasi dan integrasi
B. Kebijakan dan Perencanaan Proyek Sistem
Informasi :
Sistem Informasi memiliki pengertian suatu sistem yang memiliki
fungsi menghasilkan informasi-informasi yang dibutuhkan pihak user. Komponen
yang termasuk sistem informasi meliputi infrastruktur hardware, Software dan
ketersediaan sumber daya manusia bidang teknologi informasi. Proyek sistem
informasi mencakup sebagian atau keseluruhan dari rangkaian aktivitas rekayasa
pembangunan sistem informasi.
Contoh-contoh proyek sistem informasi
a) Proyek sistem informasi untuk
mendukung pelaksanaan pemilu
b) Proyek pembangunan infrastruktur
E-Government di Jawa Tengah
c) Proyek pengembangan sistem CRM
(Customer Relationship Management) pada di PT Garuda.
d) Proyek pembangunan sistem E-business
pada PT. Global Jaya.
e) Proyek penjualan elektronik
(E-Commerce)
Beberapa perbedaan karakteristik proyek sistem informasi
dibandingkan dengan proyek bidang lain adalah sebagai berikut :
a) Memiliki tujuan untuk
menghasilkan produk yang bersifat intangible (tidak dapat diraba/perkirakan,
tidak dapat dinyatakan secara jelas) seperti perangkat lunak, database,
jaringan yang sulit untuk mengukur nilai manfaat dari produk tersebut.
b) Melibatkan teknologi yang sangat
cepat usang, karena perkembangan yang sangat cepat.
c) Membutuhkan beragam sumber daya
manusia dengan keahlian dan kompetensi yang beragam
d) Ukuran yang dijadikan standar sulit
dibakukan, karena sulit mengukur kualitas yang dimengerti berbagai pihak secara
seragam.
Suatu sistem informasi dapat dikembangkan karena adanya kebijakan
dan perencanaan telebih dahulu. Tanpa adanya perencanaan sistem yang baik,
pengembangan sistem tidak akan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
Tanpa adanya kebijakan pengembangan sistem oleh manajemen puncak, maka
pengembangan sistem tidak akan mendapat dukungan dari manajemen puncak
tersebut.
Kebijakan Sistem
Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh
manajemen puncak karena manajemen menginginkan untuk meraih
kesempatan-kesempatan yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang lama
atau sistem lama mempunyai kelemahan (masalah) perencanaan sistem menyangkut
estimasi (penafsiran, perkiraan, pendapat atau penilaian) sumberdaya
(kebutuhan-kebutuhan fisik dan tenaga kerja) dan biaya. Perencanaan sistem
terdiri dari : perencanaan jangka pendek (periode 1–2 tahun) dan jangka panjang
(periode sampai 5 tahun).
Perencanaan sistem biasanya ditangani oleh staf perencanaan
sistem, departemen pengembangan sistem atau depertemen pengolahan data.
Proses Perencanaan Sistem
Proses perencanaan sistem dapat dikelompokkan dalam tiga proses
utama, yaitu :
1. Merencanakan proyek-proyek sistem
Tahapan proses perencanaan sistem yaitu :
a) Mengkaji tujuan, perencanaan
strategi dan taktik perusahaan.
b) Mengidentifikasi proyek-proyek
sistem.
c) Menetapkan sasaran proyek-proyek
sistem.
d) Menetapkan kendala proyek-proyek sistem
(mis. Batasan biaya, waktu, umur ekonomis, peraturan yang berlaku).
e) Menetukan prioritas proyek-proyek
sistem.
f) Membuat laporan perencanaan
sistem.
g) Meminta persetujuan manajemen.
2. Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan
Persiapan ini meliputi :
a) Menunjuk team analis (dapat
berasal dari departemen pengembangan yang ada atau dari luar perusahaan
(konsultan).
b) Mengumumkan proyek pengembangan
system.
3. Mendefinisikan proyek-proyek sistem yang dikembangkan
Melakukan studi untuk mencari alternatif pemecahan terbaik yang
paling layak untuk dikembangkan.
Tahapan yang dilakukan yaitu :
a) Mengidentifikasi kembali ruang
lingkup dan sasaran proyek system.
b) Melakukan studi kelayakan.
c) Menilai kelayakan proyek system.
d) Membuat usulan proyek system.
e) Meminta persetujuan manajemen.
Perkiraan Proyek Sistem Informasi
Sekarang biaya merupakan elemen yang paling penting dan mahal
dalam pengembangan sistem berbasis komputer. Perkiraan biaya yang salah atau
kurang tepat dapat mengurangi keuntungan atau malah kerugian. Perkiraan biaya
sistem informasi dan usaha tidak dapat dihitung dengan tepat, karena banyak
variabel (manusia, teknikal, lingkungan) yang mempengaruhinya. Untuk mencapai
perkiraan biaya dan usah yang dapat diandalkan, digunakan pilihan sebagai
berikut :
Memperkirakan waktu yang paling lama dari pengerjaan proyek.
Perkiraan berdasarkan pada proyek yang sama.
Menggunakan teknik dekomposis.
Menggunakan satu atau lebih model empiris.
Memperkirakan waktu untuk menyelesaikan setiap kegiatan merupakan
bagian yang paling sulit, untuk itu butuh pengalaman dalam memperkirakan waktu
yang diperlukan. Penjadwalan tugas-tugas (kegiatan) dapat menggunakan :
1. Grafik Gantt
Merupakan suatu grafik dimana ditampilkan kotak-kotak yang
mewakili setiap tugas (kegiatan) dan panjang masing-masing setiap kotak
menunjukkan panjang relatif tugas-tugas yang dikerjakan.
2. Diagram PERT (Program Evaluation and Review Techniques)
Suatu program (proyek) diwakili dengan jaringan simpul dan tanda
panah yang kemudian dievaluasi untuk menentukan kegiatan-kegiatan terpenting,
meningkatkan jadwal yang diperlukan dan merevisi kemajuan-kemajuan saat proyek
telah dijalankan.
Diagram PERT lebih baik dari Gantt, karena :
a. Mudah mengidentifikasi
tingkat prioritas.
b. Mudah mengidentifikasi jalur
kritis dan kegiatan-kegiatan kritis.
c. Mudah menentukan waktu
kendur.
d. Penjadwalan proyek berbasis
komputer.
Menggunakan PC untuk membuat jadwal proyek lebih praktis dan
menguntungkan. Contoh program penjadwalan yaitu Ms Project, Symantec’s Timeline
dan Computer Associates’ CA-Super Project. Proses pengembangan sistem informasi
dikembangkan oleh pelaku-pelaku yang dapat dikatagorikan dalam 5 kelompok :
a) Manajer senior, yang bertugas
mendefinisikan permasalahan-permasalahan bisnis dan sangat berpengaruh pada
proyek tersebut.
b) Manajer proyek (teknik), yang
merencanakan, memotivasi, mengorganisasi dan mengontrol orang-orang yang
bekerja dalam proyek tersebut (praktisi).
c) Praktisi, adalah orang yang
mempunyai kemampuan teknis yang dibutuhkan untuk mendapatkan produk sistem
informasi (program aplikasi).
d) Pelanggan, adalah orang yang
membutuhkan sistem informasi (PL) tersebut.
e) Pengguna akhir, orang yang
berinteraksi dengan sistem informasi (PL) yang dikaitkan dengan penggunaan
produk.
Sedangkan contoh Manajemen Proyek antara lain:
Proyek pembuatan Robot
Proyek Pembuatan Website
Proyek Pembuatan Software
Proyek Pembuatan Aplikasi
dsb
Tahap Implementasi
Tahap Implementasi merupakan tahap yang paling kritis karena untuk
pertama kalinya sistem informasi akan dipergunakan di dalam perusahaan.
Biasanya, pendekatan yang dipergunakan oleh perusahaan adalah pendekatan cut off dan paralel.
a) Pendekatan cut off atau big-bang adalah suatu strategi implementasi
yang memilih sebuah hari sebagai patokan dan terhitung mulai hari tersebut,
sistem baru mulai dipergunakan dan sistem lama ditinggalkan sama sekali.
b) Pendekatan paralel dilakukan
dengan cara melakukan pengenalan sistem baru sementara sistem lama belum
ditinggalkan, sehingga dua buah sistem berjalan secara paralel (kedua sistem
tersebut biasa disebut testing environment dan production environment).
Pemilihan terhadap kedua strategi tersebut tergantung pada
perusahaan masing-masing, karena masing-masing strategi implementasi memiliki
keuntungan dan kerugian yang berbeda. Lepas dari strategi yang dipilih,
pemberian pelatihan (training) harus diberikan kepada
semua pihak yang terlibat sebelum tahap implementasi dimulai. Selain untuk
mengurangi resiko kegagalan, pemberian pelatihan juga berguna untuk menanamkan
rasa memiliki (sense of ownership) terhadap sistem
baru yang diterapkan, sehingga seluruh jajaran pengguna atau SDM akan dengan
mudah menerima sistem tersebut dan memeliharanya dengan baik di masa-masa
mendatang. Evaluasi secara berkala perlu dilakukan untuk menilai kinerja sistem
baru yang diterapkan dan untuk mengetahui isu-isu permasalahan yang timbul.
Tentu saja pemecahan masalah dalam tahap implementasi harus segera dicari agar
penggunaan sistem tersebut efektif.
Proyek sistem informasi biasanya ditutup setelah tahap
implementasi dilakukan. Namun ada satu tahapan lagi yang harus dijaga
manajemennya, yaitu tahap pascaimplementasi.
Tahap Pascaimplementasi
Dari segi teknis, yang dimaksud dengan aktivitas-aktivitas pasca
implementasi adalah bagaimana manajemen pemeliharaan sistem akan dikelola
(maintenance, supports and services management). Seperti halnya sumber daya
yang lain, sistem informasi akan mengalami perkembangan dikemudian hari.
Hal-hal seperti modifikasi sistem, interfacing ke sistem lain, perubahan hak
akses sistem, penanganan terhadap fasilitas pada sistem yang rusak, merupakan
beberapa contoh dari kasus-kasus yang biasa timbul dalam pemeliharaan sistem.
Di sinilah perlunya dokumentasi yang baik dan transfer of knowledge dari pihak
pembuat sistem ke SDM perusahaan untuk menjamin terkelolanya proses-proses
pemeliharaan sistem. Tidak jarang terjadi peristiwa dimana perusahaan atau
personel pembuat sistem sudah tidakdiketahui lagi lokasinya setelah
bertahun-tahun (mungkin perusahaannya tutup, atau yang menangani sistem sudah
pindah ke tempat kerja lain). Bisa dibayangkan bagaimana perusahaan pemakai
sistem terpaksa membuang sistemnya (membuat sistem baru lagi) atau melakukan
tambal sulam (yang secara teknis sangat berbahaya karena tingkat integritas
data yang buruk) akibat tidak adanya dokumentasi teknis yang baik atau
infrastruktur manajemen pemeliharaan yang efektif.
Dari segi manajemen, tahap pascaimplementasi adalah berupa suatu
aktivitas, harus ada personel atau divisi dalam perusahaan yang dapat melakukan
perubahan atau modifikasi terhadap sistem informasi sejalan dengan perubahan
kebutuhan bisnis yang teramat dinamis. Dengan kata lain, dalam era kompetisi
sekarang, perusahaan harus mampu berubah dengan sangat cepat. Sistem informasi
atau teknologi informasi yang secara teknis tidak dapat beradaptasi terhadap
perubahan kebutuhan bisnis perusahaan sudah selayaknya tidak mendapatkan tempat
yang baik. Apakah teknologi informasi di perusahaan-perusahaan dapat dengan
mudah mengikuti perubahan kebutuhan bisnis secara cepat? Jika belum, sudah
waktunya bagi pemimpin perusahaan untuk berbicara dengan departemen atau divisi
yang bertanggung jawab terhadap teknologi informasi perusahaan Anda. Dan
kenyataannya, sudah ada teknologi yang dapat menjawab kebutuhan ini, dan itu
sudah terbukti efektif. Tidak ada tempat bagi perusahaan modern pada tahun 2000
yang masih menggunakan pendekatan sistem informasi dan teknologi informasi
secara konservatif (bagi sebagian perusahaan besar di Indonesia pendekatan
tersebut masih dianggap sebagai pendekatan termodern).
Studi kasus Proyek Pembuatan Software
Proses pembuatan software tidak cukup hanya dikerjakan dalam waktu
beberapa hari saja. Ada beberapa tahapan yang harus dilalui dalam proses
pembuatan software. Setiap tahapan bisa memerlukan waktu cukup lama, bisa satu
bulan, dua bulan, atau bahkan satu tahun. Tahapan-tahapan itu yaitu :
requirement (perencanaan dan analisa), design (pembuatan), dan testing
(pengujian dan pemeliharaan). Setiap tahapan yang dilalui terdapat beberapa
permasalahan-permasalahan yang timbul.
Pada permasalahan ini akan dibahas beberapa permasalahan yang
timbul dengan studi kasus pembuatan software Sistem Informasi Akademik dan juga akan dibahas solusi yang
dapat diambil untuk mengatasi beberapa permasalahan tersebut. Pembahasan
permasalahan ini dibagi dalam setiap tahapan pembuatan software.
a) Tahap Requirement
Pada tahap ini, kegiatan yamg paling banyak dilakukan adalah
dengan melakukan interaksi dengan user. Permasalahan dalam proses pembuatan
software yang dapat timbul pada tahap ini adalah :
1. Permasalahan spesifikasi
kebutuhan
Kebutuhan akan fitur dan report yang diinginkan sering kali tidak
sesuai dengan sistem yang ada. Misalnya pada sistem Informasi Akademik, user
menginginkan report pembayaran SPP, sedangkan sistem ini hanya mengenai masalah
akademik perkuliahan.
2. Ketidak sepahaman sistem
antara developer dan user
Seringkali antara developer dan user dikarenakan perbedaan
pemahaman, terjadi ketidak sepahaman mengenai alur Sistem Informasi Akademik,
misalnya alur mulai dari mahasiswa bayar SPP, daftar ulang, pengisian FRS,
proses perkuliahan sampai nilai akhir UAS keluar.
3. Metode analisa sistem
Metode analisa sistem yang digunakan oleh developer tidak sesuai
dengan kondisi/ behaviour user.
b) Tahap Design
Pada tahap ini, merupakan tahap yang dilakukan oleh developer.
Permasalahan dalam proses pembuatan software yang dapat timbul pada tahap ini
adalah :
1. Metode pembuatan software
Metode dan tools yang digunakan hasilnya tidak optimal, sesuai
dengan keinginan user.
2. Organisasi pembuatan
software
Tidak adanya koordinasi pada saat proses pembuatan software,
sehingga terjadi modul-modul yang tidak dapat digabungkan. Misalnya tidak
sesuainya nama tabel, field, atau tipe data yang digunakan.
c) Tahap Testing
Pada tahap ini, merupakan tahap pengujian software yang dilakukan
antara developer dan user, dan diakhiri dengan pemeliharaan software.
Permasalahan dalam proses pembuatan software yang dapat timbul pada tahap ini
adalah :
1. Perubahan regulasi sistem
Adanya perubahan regulasi sistem, misalnya perubahan evaluasi
penilaian dari 5 tingkat penilaian (A, B, C, D, E) menjadi 7 tingkat penilaian
(A, AB, B, BC, C, D, E). Hal ini menyebabkan perubahan tabel dan fieldnya.
2. Ketidaksesuaian keinginan user
dengan software yang telah dibuat
Pengujian software yang dilakukan antara user dan developer tidak
memenuhi keinginan user.
3. Tidak adanya Risk Management
Hal ini menyebabkan tidak ada langkah-langkah yang akan dilakukan
apabila terjadi revisi ataupun pada masa garansi/ maintenance.
Untuk mengatasi beberapa permasalahan tersebut diatas, perlu
dilakukan analisa untuk mendapat solusinya. Ada beberapa solusi yang dapat
diambil, antara lain :
1. Membuat dokumen kontrak antara
developer dan user sebelum proses pembuatan software.
2. Perlu adanya assessment pada saat
survey data, wawancara, ataupun analisa data. Assessment ini ditandangani kedua
belah pihak, user dan developer.
3. Menggunakan requirement tool
untuk proses requirement sehingga dapat dihasilkan requirement yang sesuai
dengan kebutuhan user.
4. Menentukan Proces Model yang akan
digunakan pada awal proses pembuatan software, dapat menggunakan waterfall
model, RAD model, spiral model, atau model lainnya.
5. Membuat project management pada
proses pembuatan software dengan dikoordinasi seorang penanggung jawab.
6. Menentukan software programming
untuk semua modul yang akan dibuat, termasuk tabel, relasi, dan struktur data.
7. Membuat dokumen Berita Acara
Pengujian Software sehingga dapat dinilai tingkat kepuasaan user terhadap
software yang telah dibuat.
8. Developer melakukan evaluasi
total setiap selesai pembuatan software sebelum pengujian.
Solusi yang lain secara teknis adalah membuat software Sistem
Informasi Akademik yang dinamis, dimana user dapat melakukan update sistem
secara mandiri dan berkala tanpa perlu berhubungan dengan developer kembali.
Misalnya, membuat perubahan evaluasi penilaian, evaluasi absensi, aturan
penilaian, perubahan kurikulum, dan sebagainya. Tetapi untuk membuat software
Sistem Informasi Akademis yang dinamis tersebut memerlukan waktu yang tidak
sedikit dan juga membutuhkan biaya yang cukup besar.
Maka hal yang paling penting dilakukan dalam proses pembuatan
software Sistem Informasi Akademik adalah komunikasi yang intensif dan efektif
antara user dan developer, baik itu pada tahap requirement, design, maupun
testing. Dengan adanya komunikasi yang intensif dan efektif tersebut maka dapat
diketahui sampai seberapa jauh software dinamis yang dibutuhkan oleh user.
Sehingga tingkat kepuasan user dapat terjaga.
